個人情報保護基本方針(プライバシー・ポリシー)

はじめに

トヨタエルアンドエフ神奈川株式会社(以下「当社」といいます)は、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底し、個人情報の保護に関する法律を遵守するとともに当社の取り組みを個人情報保護方針として定めます。

1.個人情報・個人データとは

当社は、お客様個人に関する情報であって以下のいずれかに該当するものを個人情報として取り扱いいたします。
 ①当該情報に含まれる氏名、生年月日等により特定の個人を識別できる情報
 ②他の情報と照合し、特定の個人を識別することができる情報
 ③運転免許番号、パスポート番号等個人識別符号が含まれる情報
個人データとは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいいます。

2.個人情報の取得

当社は、以下の場合に個人情報を取得させていただきます。
 ①お客様から書面等の紙媒体または口頭によりご提供いただく場合
 ②ウェブサイトまたは電子署名等、端末操作を通じてお客様にご入力いただく場合
 ③お客様によるサービス、商品、アプリケーション、ウェブサイト、コンテンツ等の利用、閲覧に伴って送信、提供
  される場合
 ④業務提携やお客様が同意された第三者から提供を受けるなど適法に取得する場合

3.個人情報の利用目的

当社は、お客様の個人情報について、次の利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ適正な手段により取得し、利用いたします。
なお、別途、利用目的について同意いただいた場合には、その利用目的の範囲内で利用させていただきます。
 ①お客様に関する個人情報
  お客様からご提供いただいた個人情報は、以下の目的において必要な範囲で利用いたします。ただし、ご本人様か
  ら特に申し入れがある場合は、この限りではありません。
  ・当社およびグループ会社が取扱う商品、サービス、各種イベント、キャンペーン等の申込受付・案内・提供、
   アンケートの実施のため
  ・モビリティライフの提供・提案のため
  ・新たなサービス、商品等の開発のため
  ・お客様からのご要望、ご質問、お問い合わせをもとに、サービスを向上するため
  ・当社およびグループ会社がお客様とのお取引を適切かつ円滑に履行するため
  ・お客様・取引関係者から当社へのお問い合わせやご要望に対する回答の送付
  ・お客様・取引関係者様から当社にご請求のあった資料等の送付
  ・当社が取り扱う製品・サービスなどの企画・研究・開発・品質向上・調達・営業・販売・アフターサービス、
   またはこれらに関するご案内
  ・当社が取り扱う製品・サービスなどに対するお客様の興味・関心等の分析及び分析結果に応じたご案内
  ・当社における従業員の雇用及び人事管理目的
  ・法令の定めまたは行政当局からの通達・指導などに基づく対応目的
  ・その他個人情報取得時に明示した使用目的
 ②採用応募者に関する個人情報
  採用応募に際してご提出いただく「履歴書」等の書類に記載された個人情報を、以下の目的で利用いたします。
  ・採用応募者への採用情報の発信、採用に関連する連絡、お問い合わせへの対応
  ・当社における採用業務管理
  ・採用に関するアンケート調査
  ・その他上記各事項に関する業務
 ③ウェブサービスに関する個人情報
  お客様からご提供いただいた個人情報およびクッキー(Cookie)等の個人関連情報は、以下の目的において必要な
  範囲で利用いたします。
  ただし、ご本人様から特に申し入れがある場合は、この限りではありません。
  ・当社ウェブサイトへのイベント情報掲載
  ・当社ウェブサイトでお客様のCookieやIPアドレスから収集された閲覧履歴を分析しサービスの向上や広告の配信
   をするため
 ④名刺データに関する個人情報
  会社名、住所、所属、役職、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレスを以下の目的で利用いたします。
  ・業務上の連絡、通知

4.個人情報の第三者への提供

当社は、個人情報を適切に管理し、次のいずれかに該当する場合、個人情報を第三者に提供する場合があります。
 ①ご本人様の同意がある場合
 ②ご本人様が希望されるサービスを行うために個人情報に関する業務を全部または一部を委託する場合
 ③法令に基づき提供することが必要である場合
 ④その他正当な理由がある場合
 ⑤統計的なデータ等本人様を識別できない状態で提供する場合
 ⑥人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合にあってご本人様の同意を得ることが困難である場合
 ⑦個人情報を共同利用する場合
 ⑧合併、会社分割、その他の事由による事業承継のため、事業の承継先に提供する場合
 ⑨国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する
  必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

5.個人データの共同利用

当社は、次の範囲内で必要な場合に限り、お客様の個人データを当グループ会社で共同利用する場合があります。
①共同利用する個人データの項目
  ・3.個人情報の利用目的に記載されている個人データの項目
②共同利用の目的
  ・3.個人情報の利用目的に記載されている利用目的の範囲内
③共同利用して利用する会社の範囲
  株式会社豊田自動織機
  トヨタL&Fフリートリース株式会社
  トヨタL&F正規販売店
  トヨタ自動車株式会社
  日新火災海上保険株式会社
  あいおいニッセイ同和損害保険株式会社
  三井住友海上火災保険株式会社
  三井住友海上相生生命保険株式会社
  KDDI株式会社
  神奈川トヨタ自動車株式会社
  株式会社トヨタレンタリース神奈川
  神奈川トヨタ商事株式会社
  神奈川ハマタイヤ株式会社
  シンポー情報システム株式会社
  ケイ・ティ・ストアマネジメント株式会社
  株式会社ジェームス神奈川
  ニューライフ横浜株式会社
  株式会社Office T
  神奈川トヨタ整備株式会社
  トヨタサービスセンター神奈川株式会社
④個人データの管理責任者の名称
  トヨタエルアンドエフ神奈川株式会社
  神奈川県横浜市中区本牧十二天2-8
  代表取締役社長 渡邉 秀明

6.業務の委託

当社は、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲で個人情報を提供することがあります。
この場合、業務委託先との間で取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を行います。

7.国外への移転

当社は、お客様の個人情報を業務の委託先や共同利用先を含む日本国外の業者等の第三者に提供する場合、法令が定める内容に従い必要かつ適切な措置を講じます。

8.要配慮個人情報の取り扱い

当社は、人種、信条、病歴、身体障害、社会的身分などの要配慮個人情報について次にあげる場合を除いて取得、利用、第三者提供をおこないません。
 ①ご本人様の同意がある場合
 ②ご本人様の身体、生命、財産等の保護が必要な場合
 ③法令等に基づく場合
 ④その他正当な理由がある場合

9.個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止の請求手続き

当社にご提供いただきました個人情報の開示・訂正・削除・利用停止等のご請求については、合理的な期間および範囲で対応いたします。
①個人情報の開示
②訂正・追加・削除
③利用停止・消去
④第三者提供の停止
⑤第三者提供記録の開示
 ※個人情報の開示および第三者提供記録の開示は、1項目あたり1,000円(税別)を手数料としてお支払いいただきます
 ※ご本人様または第三者の生命、健康、財産等を害するおそれがある場合、当社の業務に著しい支障を生じる場合、
  あるいは法令等に違反する場合はご請求に応じられない場合があります
 ※ご本人からの開示請求の場合、ご本人が確認できるものをご用意ください
  ・運転免許証(写)、パスポート(写)、住民票(写)、在留カード(写)等本人が確認できる書類
 ※代理人によるご請求の場合、身分を証明できるものをご用意ください
  ・未成年者の法定代理人の場合
   法定代理権を証明する書類(例:本人の戸籍謄本又は抄本等)およびご本人および代理人に関する本人確認書類
   (上記「ご本人からのご請求の場合」)
  ・成年被後見人の法定代理人の場合
   法定代理権を証明する書類(例:登記事項証明書)およびご本人および代理人に関する本人確認書類
   (上記「ご本人からのご請求の場合」)
  ・委任による代理人の場合
   請求されるご本人からの委任状(ご本人の実印を押印)、ご本人および代理人の印鑑証明書の原本および代理人
   に関する本人確認書類(上記「ご本人からのご請求の場合」)

10.個人情報の苦情・相談・開示等に関するお問い合わせ窓口

個人情報の苦情・相談・開示等に関するお問い合わせ、並びに、訂正・使用停止・消去をお求めになりたい場合に関するお問い合わせや相談(本個人情報保護方針の内容や安全管理措置の内容等を含む。)は下記の窓口までご連絡ください。
当社は、当該お問い合わせやご相談が当該個人情報の提供者ご本人によるものであることが確認できた後、個人情報保護法の趣旨に則り、適切に対応させていただきます。

<お問い合わせ窓口>
 〒231-0803
 神奈川県横浜市中区本牧十二天2-8
 トヨタエルアンドエフ神奈川株式会社 総務部労務総務室
 電話:Tel 045-625-1811
 メール:soumu@toyota-lf-kanagawa.co.jp
 受付時間:平日9:00~17:50(土・日・祝日・当社指定の休業日を除く)

11.個人情報の安全管理

当社は、保有する個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、個人情報への不正アクセス・紛失・破損・改ざん・漏えいなどを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底等の必要な措置を講じ、適切な安全対策を実施し、個人情報の厳重な管理を行います。
また、個人情報の保護と適切な取り扱いに関して役員および従業員に対し社内教育を行います。

12.個人情報保護の体制

当社は、個人情報保護に対し全社的に取り組むため、個人情報保護の管理責任者を選任しております。これにより、個人情報の安全性確保のため万全の対策を講じ、個人情報保護を徹底してまいります。

13.法令、規範の遵守

当社は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を誠実に遵守いたします。

14.個人情報保護基本方針(プライバシーポリシー)の改善

当社は、「個人情報保護基本方針(プライバシーポリシー)」(当方針)、及び個人情報保護に関する社内規則を継続的に見直して、個人情報の取り扱い及び管理を改善してまいります。

15.特定個人情報

当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守し、個人情報と同義と位置付けて、適正に取り扱いいたします。
当社は、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報取扱規程」を定めています。

16.匿名加工情報

当社は、匿名加工情報を作成する場合は、以下の対応を行います。
 ① 特定の個人を識別することができない等の適切な加工を施します
 ② 情報漏えいを防止するための安全管理措置を講じます
 ③ 匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表します
 ④ 本人を識別するために、作成した匿名加工情報を他の情報と照合しません
当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合は、当該情報に含まれる個人に関する情報の項目およびその提供方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該情報が匿名加工情報である旨を明示いたします。
※匿名加工情報とは、特定の個人を識別することができないように加工して得られる個人に関する情報であって、当該
 個人情報を復元することができないようにした情報をいう。

17.仮名加工情報

当社は、仮名加工情報を作成する場合は、以下の対応を行います。
 ① 特定の個人を識別することができない等の適切な加工を施します
 ② 情報漏えいを防止するための安全管理措置を講じます
 ③ 利用目的を変更した場合は、変更後の利用目的を公表します
 ④ 本人を識別するために、作成した仮名加工情報を他の情報と照合しません
当社は、仮名加工情報を第三者に提供しません。
ただし、委託ならびに共同利用する場合はこの限りではありません。
※仮名加工情報とは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得ら
 れる個人に関する情報をいう。

18.個人関連情報

当社は、個人関連情報を利用する場合は、以下の対応を行います。
 ① ご本人様から取得する場合は、明示的な同意を取得します
 ② 第三者から取得する場合は、ご本人様の同意が得られていることの確認をします
 ③ 利用目的を変更した場合は、変更後の利用目的を公表します
当社は、個人関連情報を第三者に提供しません。
ただし、委託ならびに共同利用する場合はこの限りではありません。
※個人関連情報とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも
 該当しない情報をいう。

19.個々のコンテンツにおいて、個別に個人情報保護方針がしめされている場合、またはそれを示すコンテンツにリンクしている場合

当該個人情報保護方針が優先されます。

20.当社ウェブサイトにおける個人情報の取り扱いについて

①当社が運営するウェブサイトは、閲覧者ご本人の個人情報を開示することなく自由に閲覧することが可能です。ただし、当社に対してお問い合わせや資料請求される場合は、必要な範囲でご本人補個人情報をお伺いすることがあります。
当社のウェブサイト上のお問合せフォームまたは電子メールを通して、当社が提供を受けた個人情報は、本個人情報保護方針に従い、適切に取り扱います。

②クッキー(Cookie)
当社は、お客様が一層便利に利用していただくためおよびより良いサービスをご提供するため「クッキー」という技術を利用しております。
「クッキー」はお客様のコンピュータを識別することはできますが、お客様ご自身を特定することはできません。
また、お客様が「クッキー」の使用を制限することができますがその場合一部サービスがご利用できない時がございます。
当社では、以下のような場合に「クッキー」を使用することがあります。
Ⅰ、より満足いただけるようにウェブサイトのコンテンツを改廃する場合
Ⅱ、個々のお客様に合わせてカスタマイズされたサービスを提供する場合
Ⅲ、お客様がどのようなサービスに興味をお持ちなのか分析する場合
Ⅳ、サイト上での効果的な広告の配信のために利用させていただく場合

③IPアドレスについて
IPアドレスとは、ネットワーク接続を行う通信機器(PCまたは携帯端末や、ウェブサイトのサーバー等)に割り当てられる識別用の番号です。 これにより閲覧者ご本人がお使いのPCまたは携帯端末と本ウェブサイトのサーバー間でデータ通信できます。 当社は、本ウェブサイトへの不正なアクセス防止、サーバーで発生する障害の原因特定および復旧等、ならびにお客様のニーズに合わせてウェブサイトをカスタマイズしたり、 ウェブサイトの内容や提供するサービスをお客様がより満足いただけるよう改良したりするため、IPアドレスを使用することがあります。

21.リンク先における個人情報の取り扱いについて

本個人情報保護方針は、当社における個人情報の取り扱いについて記述したものです。 当社のウェブサイトから当社の国内の関係会社および海外の関係会社等のウェブサイトへのリンクを設定していることがありますが、リンク先のウェブサイトでの個人情報保護方針についてはそれぞれの企業にお問い合わせください。また、当社のウェブサイトにリンクされている他のウェブサイトにおける閲覧者ご本人の個人情報の安全確保については、当社は責任を負うことができませんので、ご承知おきください。

トヨタエルアンドエフ神奈川株式会社
神奈川県横浜市中区本牧十二天2-8
代表取締役社長 渡邉 秀明

2016年9月16日制定
2022年3月31日改定